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    文(wen)書(shu)(shu)(shu)禮(li)儀涉(she)及(ji)各(ge)行各(ge)業(ye)(ye)的(de)(de)(de)(de)禮(li)儀規(gui)范，是(shi)職業(ye)(ye)交往中必(bi)不可少(shao)的(de)(de)(de)(de)關(guan)鍵環(huan)節。在特定的(de)(de)(de)(de)時(shi)間內，及(ji)時(shi)準確的(de)(de)(de)(de)禮(li)貌文(wen)書(shu)(shu)(shu)，可以表現個人及(ji)企業(ye)(ye)的(de)(de)(de)(de)良好(hao)風(feng)范。文(wen)書(shu)(shu)(shu)禮(li)儀還包括一(yi)般(ban)的(de)(de)(de)(de)書(shu)(shu)(shu)信禮(li)儀，對個人而言，這體現了其基(ji)本的(de)(de)(de)(de)文(wen)化素質。因此，無論(lun)從事什么職業(ye)(ye)，都應該了解文(wen)書(shu)(shu)(shu)禮(li)儀，在紙面(mian)上(shang)做到禮(li)貌周到、有禮(li)有節。

　　職業文書翔實準確

　　文(wen)書禮(li)儀(yi)包括范圍相當廣泛， 在工(gong)作(zuo)過程(cheng)中單(dan)位(wei)與單(dan)位(wei)、個(ge)人(ren)與個(ge)人(ren)、個(ge)人(ren)與單(dan)位(wei)都有可能形成一定的(de)書信(xin)關系，比如邀請函、傳真等，在撰寫(xie)時(shi)應(ying)當力求(qiu)準確、適當地表(biao)達(da)出禮(li)儀(yi)上的(de)要求(qiu)，根(gen)據(ju)不同的(de)時(shi)機和對(dui)象，把文(wen)書寫(xie)得恰(qia)如其分、恰(qia)到(dao)好(hao)處。有時(shi)候，還可根(gen)據(ju)具(ju)體(ti)情況寫(xie)進一定的(de)實質內容，以便使(shi)禮(li)儀(yi)文(wen)書達(da)到(dao)更好(hao)的(de)效果。文(wen)書中涉(she)及的(de)時(shi)間、地點和其他有關資(zi)料，均(jun)應(ying)經過核(he)對(dui)，做(zuo)到(dao)翔實可靠。不應(ying)把禮(li)儀(yi)文(wen)書僅僅視(shi)為(wei)“應(ying)景文(wen)章”，簡單(dan)抄襲(xi)套用現成的(de)格(ge)式。

　　全稱體現禮貌

　　職業(ye)文書(shu)(shu)類型廣泛，包(bao)括賀(he)函、賀(he)電(dian)；感(gan)謝信、感(gan)謝電(dian)和感(gan)謝公(gong)告；邀請(qing)函、邀請(qing)電(dian)和復件；國書(shu)(shu)、全權證(zheng)書(shu)(shu)、授權證(zheng)書(shu)(shu)、委(wei)任書(shu)(shu)等，還包(bao)括一些(xie)事(shi)項通(tong)知。

　　需要(yao)特(te)別指出的是(shi)，職業禮(li)儀文(wen)書(shu)應注意在(zai)文(wen)字中的名字、名稱(cheng)，在(zai)第(di)一(yi)次出現時都應使(shi)用(yong)全稱(cheng)。比如文(wen)電中的外國(guo)國(guo)名，如習慣(guan)用(yong)簡(jian)稱(cheng)，可(ke)使(shi)用(yong)正式簡(jian)稱(cheng)。某些特(te)殊國(guo)家，不可(ke)使(shi)用(yong)簡(jian)稱(cheng)。文(wen)中的單位名稱(cheng)，第(di)一(yi)次亦(yi)應使(shi)用(yong)全稱(cheng)。對方(fang)的職銜、姓(xing)名要(yao)用(yong)全稱(cheng)。

　　稱謂表現尊重

　　在文書(shu)中對對方在社會中的(de)職務、職稱、地位的(de)稱呼，稱為公職位。如(ru)主席、總理、部(bu)長(chang)、局長(chang)、校(xiao)長(chang)、主任、經(jing)理、董事、會長(chang)、秘書(shu)長(chang)、理事等。如(ru)果(guo)收信(xin)人(ren)(ren)有過兩種以上的(de)職務（或(huo)職銜），甚至同時身兼數職，就需要(yao)選擇(ze)一(yi)個適當的(de)稱呼。選擇(ze)的(de)原則是視書(shu)信(xin)內容與受信(xin)人(ren)(ren)的(de)哪個職位關(guan)系(xi)密(mi)切(qie)。如(ru)受信(xin)人(ren)(ren)從前是寄信(xin)人(ren)(ren)的(de)老師，現在當了局長(chang)，而寄信(xin)人(ren)(ren)的(de)書(shu)信(xin)重點是敘(xu)師生情誼，那么這封信(xin)的(de)稱謂就應以表示(shi)師生關(guan)系(xi)為宜。

　　文書禮體現尊敬謙虛

　　科技文明日(ri)新(xin)月異，人(ren)際間的(de)交往溝通變得越(yue)(yue)發快捷。但越(yue)(yue)是如此，書(shu)信(xin)在現代生活中越(yue)(yue)顯得禮數周到(dao)，親筆信(xin)就體(ti)現著對對方(fang)的(de)尊敬有加。

　　古(gu)人(ren)(ren)(ren)曾(ceng)在(zai)書(shu)信(xin)中(zhong)表(biao)現出“自謙(qian)而敬人(ren)(ren)(ren)”的(de)美德。清華大學歷史系彭林教(jiao)授在(zai)談到(dao)書(shu)信(xin)禮時，曾(ceng)提到(dao)書(shu)信(xin)中(zhong)的(de)敬稱(cheng)(cheng)稱(cheng)(cheng)呼是向(xiang)對方(fang)表(biao)明尊(zun)重，一般(ban)用(yong)(yong)古(gu)代(dai)的(de)爵稱(cheng)(cheng)，君(jun)、公等，也可在(zai)稱(cheng)(cheng)謂(wei)前加敬字(zi)，或(huo)者(zhe)稱(cheng)(cheng)字(zi)和(he)號。像夫人(ren)(ren)(ren)一詞，是專用(yong)(yong)來稱(cheng)(cheng)對方(fang)或(huo)他人(ren)(ren)(ren)妻子的(de)，也包含尊(zun)敬的(de)意思，但稱(cheng)(cheng)呼自己的(de)妻子為我夫人(ren)(ren)(ren)就(jiu)不合(he)適了。古(gu)人(ren)(ren)(ren)“自謙(qian)而敬人(ren)(ren)(ren)”的(de)做(zuo)人(ren)(ren)(ren)原(yuan)則在(zai)書(shu)信(xin)中(zhong)表(biao)現為對別人(ren)(ren)(ren)用(yong)(yong)敬稱(cheng)(cheng)的(de)同時自己用(yong)(yong)謙(qian)稱(cheng)(cheng)。

　　書信禮(li)更多的是(shi)一(yi)(yi)種禮(li)儀規范，但所折射的卻是(shi)中華民(min)族幾千年來尊敬(jing)謙虛(xu)的傳(chuan)統美德。現代人寫(xie)信的機會越來越少，大多數人都(dou)已經習慣使用Ｅ－ｍａｉｌ，但其實一(yi)(yi)些基本的原則，比(bi)如書信的結(jie)構敬(jing)語稱呼等還是(shi)應該和傳(chuan)統書信一(yi)(yi)樣(yang)。

    禮儀扼要:

    電子郵件寫作禮儀

　　(1)要(yao)小心寫在(zai)Ｅ－ｍａｉｌ里的每(mei)一(yi)個字，每(mei)一(yi)句話。因為現在(zai)法律規定Ｅ－ｍａｉｌ也可以(yi)作為法律證(zheng)據。所以(yi)發(fa)Ｅ－ｍａｉｌ時要(yao)小心，如果對(dui)公司不利，千萬(wan)不要(yao)寫上(shang)，如報價等。發(fa)郵件時一(yi)定要(yao)慎重。

　　(2) 郵(you)件訊息不(bu)要(yao)太冗長。這樣(yang)不(bu)會引(yin)起(qi)別人的注意，別人也沒有興趣(qu)看下去。

　　(3) 不(bu)要(yao)在郵件末端列出對方的地(di)址。因為對方知(zhi)道自己(ji)的地(di)址，不(bu)用寫，寫上反(fan)而(er)會令對方感覺不(bu)太好。

　　(4) 發(fa)送附加文(wen)件(jian)要考(kao)慮對(dui)方能否閱(yue)讀該文(wen)件(jian)。給人(ren)細心、體(ti)貼的(de)感覺(jue)，而且讓(rang)人(ren)意識到這(zhe)個文(wen)件(jian)的(de)重(zhong)要性。

　　傳真接收發送禮儀

　　(1) 需要(yao)發送(song)或接收傳真時，如果需要(yao)人工呼叫(jiao)，在接聽電(dian)(dian)話時口齒清(qing)晰(xi)地說(shuo)“你好”，然后報出自己(ji)的公司(si)名稱和(he)部門名稱。交流時語(yu)(yu)氣要(yao)熱誠(cheng)、口音(yin)(yin)清(qing)晰(xi)、語(yu)(yu)速平緩。電(dian)(dian)話語(yu)(yu)言要(yao)準確、簡潔、得體。音(yin)(yin)調要(yao)適中，說(shuo)話的態(tai)度要(yao)自然。

　　(2)發送傳真(zhen)時應(ying)仔細(xi)查閱相關資料，傳真(zhen)應(ying)當包括(kuo)聯系信(xin)息、日期(qi)和頁(ye)數，應(ying)盡量寫清接收(shou)人的全名。

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